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BLOG: Interview mit Üwen

Annika Fischer
Annika Fischer

Heute gibt es wieder einen kleinen Einblick hinter die Kulissen des KRF. Dazu haben wir diesmal ein kleines Interview mit unserem Geschäftsführer Üwen über seinen Alltag und dessen Organisation geführt. Aber lest selbst 🙂

Üwen, vor knapp 3 Jahren hast du das KRF gegründet und bist seitdem Geschäftsführer. Zeitgleich bist du aber auch noch Student. Wie hat sich Dein Tagesablauf seitdem verändert?

Mein Planungs- und Organisationsaufwand ist seitdem um ein Vielfaches angestiegen, da ich ja praktisch zwei Vollzeitjobs gerecht werden muss bzw. möchte. Häufig gibt es Überschneidungen, die koordiniert und gelöst werden müssen, weil ich leider nicht an zwei Orten gleichzeitig sein kann. Daher nutze ich seitdem viele Tools als Hilfestellungen. Früher war ich nicht gut darin, verschiedene Dinge gleichzeitig zu koordinieren, schon allein weil es einfach nicht nötig war, und habe nur sehr wenige Emails oder Telefonanrufe erhalten. Das ist mittlerweile natürlich ganz anders.

Wie sieht ein normaler (Arbeits-)Tag bzw. eine normale Woche bei Dir aus?

Momentan bin ich im 5. Semester und da ist bei mir im Studiengang ein Praxissemester vorgesehen. Daher kann ich derzeit wesentlich öfter im KRF-Büro sein und mich voll darauf fokussieren. Ich bin unter der Woche täglich dort und beginne meinen Arbeitstag idR. um 9 Uhr morgens. Manchmal auch schon früher. Im Büro gibt es dann zuerst einen Kaffee, ich gehe zu meinem Arbeitsplatz und kümmere mich um die Emails. Diese sortiere ich zunächst und beginne dann, die ersten zu beantworten. Dabei verschaffe ich mir außerdem einen Überblick über den Tag. Anschließend habe ich fast täglich interne oder externe Termine, die ca. bis zur Mittagspause um 12:30 Uhr andauern. Nach der Mittagszeit beschäftige ich mich dann mit der Einzelfallhilfe und erledige aufwändigere Aufgaben.

Wie organisierst du dich bzw. wie schaffst du es, all diese verschiedenen Aktivitäten unter einen Hut zu bekommen?

Wie anfangs schon erwähnt, nutze ich verschiedene Tools zur Unterstützung. Wichtig dabei ist vor allem, dass diese von überall aus erreichbar sind und ich sie über das Handy oder Tablet abrufen kann. Neben unserem internen Organisations- und Kommunikationstool ist es natürlich von besonderer Wichtigkeit, auch die telefonische Erreichbarkeit des KRF, trotz unterschiedlichster Aktivitäten der Mitglieder, zu gewährleisten. Die meisten Teammitglieder des KRF sind ehrenamtlich engagiert und verfolgen ein Studium inkl. Werksstudentenjob oder sind festangestellt. Daher kann es passieren, dass zu bestimmten Zeiten niemand im Büro erreichbar ist. Das darf natürlich nicht sein! Daher haben wir uns zusätzlich für den Service von Cloudsecretary entschieden – eine optimale Lösung für unser Problem.

Cloudsecretary

Als Sekretariat bietet Cloudsecretary professionellen Telefonservice, Agendaverwaltung, sowie virtuellen Büroservice und virtuelle Assistenz für verschiedenste Kunden. Dazu zählen vor allem Selbstständige, Rechtsanwälte, Ärzte, Unternehmer, KMU´s, Start-Ups oder wir, das KinderRechteForum. Das Funktionsprinzip dahinter ist einfach und effektiv: Sind wir selbst nicht erreichbar, wird der Anrufer automatisch an die zugewiesene Rufnummer weitergeleitet und die Sekretärinnen von Cloudsecretary nehmen in unserem Namen den Anrufe entgegen. Anschließend erhalten wir eine E-mail oder SMS mit den Aruferdaten und dem Anliegen. Somit können wir unsere Erreichbarkeit garantieren und gleichzeitig wertvolle Zeit sparen indem wir unsere Anrufe nach Belieben beantworten.

Außerdem kann Cloudsecretary unsere Termine arrangieren, bestätigen und uns an sie erinnern – unsere Agenda bleibt stets aktuell. So wird uns ein großer Teil des organisatorischen und administrativen Aufwands abgenommen und wir können uns voll und ganz auf unsere Kernfunktion konzentrieren – die Verwirklichung der Kinderrechte.

Dein Ansprechpartner bei Cloudsecretary

Du hast Interesse an dem Service von Cloudsecretary bzw. möchtest weitere Informationen erhalten? Dann schau doch einfach hier vorbei oder setz dich direkt mit Deinem Ansprechpartner in Verbindung.

 

Michael Gottron
Geschäftsführer

Cloudsecretary.de
Am Hipperich 90, 55120 Mainz
Telefon: 06131 4884766
E-mail: michael@cloudsecretary.com

 

 

Annika Fischer

Annika Fischer

Leiterin Online-Abteilung

Annika ist seit Dezember 2016 bei uns. Zurzeit macht sie ihren Master in Management und Marketing in Duisburg. Zuvor hat sie erste Berufserfahrungen in der Hotellerie und in einer Marketingagentur gesammelt. Beim KRF leitet Annika die Online-Abteilung und kümmert sich vor allem um unsere Auftritte in sozialen Netzwerken, sowie um unsere Webseite.

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